Steuerlicher Bezugspunkt für Dienstreisen ist künftig die „erste Arbeitsstätte“
Grundsätzlich gilt: Dienstreisen liegen vor, wenn Beschäftigte aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung oder ihres Arbeitsplatzes tätig sind. Bleibt die Frage nach dem korrekten Steuerbezugspunkt. Dabei wird die bisher gültige und mehrdeutige Formulierung „normale Arbeitsstätte“ durch den gesetzlich normierten Begriff „erste Arbeitsstätte“ ersetzt.
„Hauptarbeitsstätte“ ist ein Arbeitgeber, ein verbundenes Unternehmen oder eine vom Arbeitgeber benannte feste Betriebsstätte eines Dritten. Abweichend von den bisherigen Regelungen kann dies auch der Geschäftssitz des Kunden sein. Auch Bildungseinrichtungen können zum „ersten Arbeitsplatz“ werden, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten Weiterbildung und Vollzeitstudium ermöglicht.
Arbeitgeber können den ersten Arbeitsort in einem Arbeitsvertrag steueroptimal festlegen
Der Ort der ersten Arbeitsstätte wird in erster Linie vom Arbeitgeber durch arbeits- und dienstvertragliche Regelungen bestimmt. „Unternehmen müssen ihre Arbeits- und Dienstverträge dringend überprüfen und an Veränderungen anpassen“, sagte Christel Fries vom BVBC. „Klare Regelungen vermeiden Diskrepanzen zwischen Finanzbehörden und den eigenen Mitarbeitern.“ Jeder Mitarbeiter kann nur einen Erstarbeitsplatz haben und muss einer Einrichtung dauerhaft zugeordnet werden.
Arbeitgeber sollten ihren ersten Arbeitsplatz sorgfältig auswählen und auf steuerliche Auswirkungen achten. Die Fahrt von Ihrem Wohnort zu Ihrer ersten Arbeitsstätte ist keine Dienstreise. Ergebnis: Das Finanzamt erkennt Entfernungsabzüge nur auf persönlichen Einkommensteuererklärungen von Arbeitnehmern an. Bei einer Dienstreise hingegen können Steuerzahler die tatsächlich gefahrenen Kilometer und Verpflegungsmehrkosten berechnen.
Wird der erste Arbeitsort vom Arbeitgeber nicht ausdrücklich festgelegt, gelten quantitative Kriterien. Als Betriebsstätte gilt in diesem Fall in der Regel die erste Arbeitsstätte, die Beschäftigte an mindestens ein bis zwei Tagen in der Woche oder mindestens einem Drittel der Arbeitszeit pro Woche aufsuchen.
Kann die erste Stelle nicht eindeutig zugeteilt werden, gilt das sogenannte Meistbegünstigungsprinzip. Der nächstgelegene Arbeitsplatz des Unternehmens wird automatisch Ihr erster Arbeitsplatz. Das stört viele Mitarbeiter. Denn geringere Fahrtkosten über kürzere Distanzen können sie nur über eine Pendlerpauschale absetzen.
BVBC-Experte Fries empfiehlt den Unternehmen „schriftliche Regelungen zu klären, insbesondere für Beschäftigte an wechselnden Arbeitsplätzen und Vielfahrer“.
Oft können Sie beim Finanzamt höhere Kosten geltend machen. Beispiel: Fährt ein Mechaniker von einem Unternehmen zu einer Baustelle, kann er nur eine geringe Entfernungspauschale geltend machen. Fährt er hingegen direkt von der Wohnung zur Baustelle, kann er Fahrtkosten nach tatsächlich gefahrenen Kilometern abrechnen.
Die neuen Regelungen kommen auch Dienstwagenfahrern zugute. Als geldwerter Vorteil müssen Sie künftig nur noch die erste Fahrt zur Arbeit versteuern. Alle anderen Dienstreisen, auch zu anderen Betriebsstätten, bleiben steuerfrei.
Schriftliche Aufzeichnung der Mitarbeiternutzung durch den Kunden
Grundsätzlich sollte der Steuerpflichtige den Einsatz des Arbeitnehmers durch den Kunden schriftlich festhalten. Eine Frist von bis zu 48 Monaten bedeutet Fremdarbeit. Sie können dann alle Reisen, zusätzliche Mahlzeiten (für die ersten drei Monate) und gegebenenfalls die Unterkunft für Steuern berechnen. Übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten nicht, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung absetzen.
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